4 Maggio 2020
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Come preparare una videoconferenza efficace

Lavorare da casa in questo periodo è diventato una costante. improvvisamente Strumenti come Skype, Zoom, Teams e Google Meet sono diventati parte integrante della nostra quotidianità. E per molte persone anche parole come Webinar, Diretta Live e Web Meeting.



Prima della quarantena si parlava di persona con colleghi, fornitori, clienti ma anche soci e investitori. 

Adesso tutto avviene da remoto. 

Per mantenere la nostra professionalità e avere lo stesso impatto che avevamo nelle relazioni vis a vis, è necessario saper fare buon uso degli strumenti che abbiamo a disposizione e non farci cogliere impreparati. L’improvvisazione infatti depotenzia la nostra immagine professionale e sociale.  


Vediamo allora insieme come organizzare una vera e propria performance online in 3 step 



1 - Preparare uno script del discorso che faremo


Questo ci servirà per evidenziare i concetti veramente fondamentali senza aggiungere frasi ridondanti e che fanno perdere solo tempo. 

Lo script andrebbe inoltre studiato in funzione del tempo che avremo a disposizione con i nostri interlocutori. 

Se abbiamo a disposizione 1 ora, cerchiamo di fare uno script che, leggendolo, duri circa 30 minuti, 40 al massimo. 

Quando leggiamo siamo più veloci rispetto a quando parliamo normalmente, "dal vivo" ci verrà spontaneo dire frasi più lunghe di quelle che abbiamo scritto. 

Inoltre non dimentichiamoci che non sarà un monologo, i nostri interlocutori ci interromperanno, magari ci chiederanno maggiori delucidazioni e quindi dobbiamo lasciargli il giusto spazio. 

Non dobbiamo imparare tutto a memoria, ma fare alcune prove ci aiuterà ad avere in mente il tutto e saremo in grado di improvvisare se necessario. 

Imparare a studiare bene queste due fasi è utile sia per una performance online che dal vivo. 



2 - Preparare una presentazione 


Avere delle slide di supporto al nostro discorso può essere molto utile per creare un’esperienza più coinvolgente e meno noiosa. 

Ci aiuta ad arrivare dritti al punto e enfatizzare i concetti chiave che abbiamo inserito nello script. 

Per farla semplice, dobbiamo avere la slide giusta al momento giusto del nostro discorso. 

La nostra presentazione deve avere poco testo, ma significativo. Il carattere deve essere grande e ben leggibile, perché non sappiamo a priori qual è la dimensione dello schermo da cui ci stanno vedendo.  

Dobbiamo Ridurre al minimo gli elenchi puntati, pochi e al massimo con 3/4 punti. 

Se siamo costretti ad inserire dati e grafici, questi vanno spiegati usando esempi e metafore. Per fare un esempio celebre, Steve Jobs quando ha presentato il primo iPod non ha detto: “ ha 5gb di memoria”,  ha detto: “con l’iPod hai mille canzoni in tasca.” 

Anche eventuali diagrammi di flusso vanno semplificati il più possibile. 

Usiamo immagini o video che possano emozionare il nostro interlocutore e che diano una rappresentazione visiva del concetto che stiamo esprimendo.  



3 - Preparare gli strumenti 


Per consentire a tutti di ottenere buoni risultati, utilizzeremo due configurazioni, una di base e una un po più professionale, ma che possiamo utilizzare anche in casa. 


Configurazione di base

Per illuminarci usiamo luce naturale o lampade che abbiamo in casa. 

Per trasmettere un laptop con webcam e microfono integrati. 


Luci 

L’ideale sarebbe avere il volto illuminato da luce naturale, proveniente da una finestra, con davanti una tenda chiara in modo da renderla diffusa. 

Non mettiamoci perpendicolari rispetto alla luce, mettiamoci leggermente di lato in modo da dare un po di profondità al nostro volto. 

Prestiamo inoltre attenzione alle ombre indesiderate. 

Se non fosse possibile contare sulla luce naturale, cerchiamo di usare una lampada o una luce da scrivania e diffonderla eventualmente con un panno chiaro o un foglio di carta. 

Anche questa va posizionata leggermente di lato. 

Evitiamo luci che arrivano dall’alto o dal basso, altererebbero la forma del nostro volto ed evidenzierebbero eventuali imperfezioni. 

Come indicato nei precedenti articoli, dobbiamo essere più luminosi rispetto al nostro sfondo. Ricordiamoci inoltre di scegliere una location adatta e silenziosa. 


Laptop

Nel nostro caso useremo un Macbook pro. 

La qualità della webcam e del microfono variano molto da modello a modello, consigliamo quindi di fare delle prove con l’hardware che abbiamo a disposizione in modo da renderci conto di come appariremo ai nostri interlocutori. 

Sebbene in alcuni casi si può utilizzare anche un tablet o lo smartphone come alternativa al pc,  per il momento non li prenderemo in considerazione, in quanto avremo molte limitazioni, soprattuto per quanto riguarda le presentazioni. 

Dobbiamo ora adottare dei semplici accorgimenti. 

Per prima cosa ci dobbiamo assicurare di avere l’obiettivo della webcam pulito. In questo modo non si creeranno effetti di luce indesiderati e la nostra immagine sarà più nitida. 

Ora occupiamoci della disposizione del nostro laptop. 

Questo va posizionato ad un’altezza che sia uguale a quella del nostro volto, meglio se pochi centimetri più in alto.  

Non dobbiamo mai posizionarlo più in basso del viso, altrimenti i nostri interlocutori vedranno un bel primo piano delle nostre narici.  

Per essere certi di averlo posizionato correttamente dobbiamo verificare che l’obiettivo della webcam sia leggermente più in alto della linea dei nostri occhi. 

Inoltre lo schermo del nostro laptop dovrà essere parallelo al nostro viso.  

In questo modo l’angolo che si verrà a formare tra lo schermo del nostro laptop e la sua tastiera sarà di massimo 90°, meglio se qualche grado in meno. 

Ci rendiamo conto che riuscire a posizionare il laptop in questo modo non è semplicissimo, possiamo aiutarci con dei libri o delle scatole da mettere sotto il computer per alzarlo. 

Non è nemmeno da escludere di stare in pedi e posizionare il laptop sopra una mensola o un mobile. 

Una volta posizionato il laptop apriamo il software che useremo per la videoconferenza e poi la webcam dal menù delle impostazioni video. 

Dobbiamo regolare la nostra posizione in modo da essere centrati e lasciare un po di spazio sopra la nostra testa. 

Per maggiori dettagli su come ottenere una buona inquadratura fate riferimento ai nostri precedenti articoli. 

Se lo sfondo che abbiamo alle spalle non ci soddisfa, con quasi tutti i software per le videoconferenze possiamo attivare una funzione che lo andrà a sfuocare. 

Giunti a questo punto avremo ottenuto un posizionamento che ci permetterà di guardare facilmente la webcam e al tempo stesso non perdere d’occhio il nostro monitor. 

Guardare la webcam direttamente durante la nostra videoconferenza ci permette di simulare il contatto visivo tra noi e i nostri interlocutori, che avranno la sensazione di essere fissati direttamente negli occhi proprio come sarebbe successo dal vivo. 

Inoltre anche se dovessimo ogni tanto guardare il monitor, questo non si noterà molto, ma ricordiamoci di farlo solo quando è strettamente necessario. 


Audio

Veniamo ora alla regolazione dell’audio

Il volume del microfono nella maggior parte dei casi basta lasciarlo su automatico, se non fosse presente questa opzione nel software che userete, cercate di fare delle prove, l'indicatore deve rimanere attorno ai 3/4 della barra. 

Per quanto riguarda invece il volume d’ascolto, cercate di tenerlo il più basso possibile purchè riusciate a capire quello che vi viene detto. 

Un volume basso permette di ridurre il ritorno dell'audio e limitare l’effetto eco che si potrebbe produrre durante la conversazione. Spesso sono presenti funzionalità di riduzione o cancellazione dell’eco, ma tenere presente queste indicazioni è comunque d’aiuto. 

Se non riusciamo a trovare delle impostazioni ottimali e possediamo degli auricolari, possibilmente discreti e bluetooth come gli AirPods della Apple, possiamo usarli al posto del microfono integrato nel laptop, in questo modo non avremo neanche più problemi di audio di ritorno o echi indesiderati. 

Chiaramente, per quanto discreti, saranno comunque visibili durante la videoconferenza. 


Tipicamente i software come Skype, Zoom o Teams, permettono di condividere files, ma anche di condividere lo schermo. 

Piuttosto che inviare la nostra presentazione come allegato, condividiamola sullo schermo. 

L’importante è avere il controllo sulla presentazione, in questo modo decideremo noi cosa fare vedere e soprattuto quando farlo vedere. 

Non lasciamo ai nostri interlocutori la possibilità di sfogliarla autonomamente. 

Potremo sempre mandarla via mail al termine. 

Questo ci permetterà di enfatizzare le nostre parole, di supportarle con la nostra presentazione. 

Stiamo facendo una performance, non dimentichiamolo. 

Seguendo queste indicazioni, sin da subito le nostre videoconferenze faranno un salto di qualità. 


Configurazione semi-professionale

Passiamo ora alla Configurazione semi professionale.

Anche in questo caso useremo il nostro portatile, ma vi aggiungeremo un microfono dedicato, una periferica di acquisizione video, una fotocamera e una luce a 5500k diffusa. 

Opzionalmente possiamo includere un green screen. 


Microfono

Partiamo dal microfono, ne usiamo uno dedicato per ottenere una voce chiara, profonda e con pochi rumori di fondo. 

Abbiamo 2 opzioni: 

-il classico microfono a Clip, per iniziare possiamo scegliere il BOYA BY-M1

  • -Un microfono shotgun direzionale, il BOYA BY-PVM1000 è un buon punto di partenza.

Spesso vengono usati microfoni da studio come il Rode NT-USB o il Blue Yeti, questi microfoni richiedono una distanza piuttosto ravvicinata alla nostra bocca, circa 15 cm, di conseguenza, se usati correttamente, coprirebbero parte del nostro volto e in una videoconferenza non è quello che vogliamo. Sono invece perfetti per un podcast. 


Fotocamera

Passiamo alla fotocamera, perchè usarla al posto della webcam? 

Perchè ci permette di avere controllo totale sulle impostazioni del video. 

Possiamo scegliere l’obiettivo più adatto. 

Decidere esattamente cosa deve essere messo a fuoco. 

Controllare in maniera precisa l’esposizione. 

Regolare la quantità di motion blur che desideriamo.

Non per ultimo, una fotocamera, ha una qualità dell’immagine nettamente superiore rispetto ad una webcam, è più luminosa e riproduce meglio i colori, soprattutto quelli della pelle. 

Non tutte le fotocamere vanno bene. 

Dobbiamo scegliere una fotocamera che: 

  • abbia la modalità stand by disattivabile per poter fare una ripresa continua, senza limiti di tempo
  • Abbia un uscita hdmi di tipo live.
  • Abbia possibilmente l’ingresso per il microfono esterno, questo ci aiuta a semplificare le operazioni sul software.


Periferica di acquisizione video

Adesso il video della nostra fotocamera deve in qualche modo arrivare al nostro laptop. 

Per farlo serve una periferica di acquisizione video, noi abbiamo scelto la Elgato Cam Link 4k, economica e compatta, permette di acquisire video fino a 4k a 30 frame al secondo. 


Luci

Completiamo il tutto con una luce diffusa, con temperatura colore a 5500 kelvin, su Amazon si trovano molti kit economici a marchio Havox, Andoer o Neewer, completi di diffusore. 


Configuriamo ora il nostro set semi professionale per la videoconferenza. 

Posizioniamo la nostra luce. 

Dovrà sempre trovarsi leggermente sopra la nostra testa e leggermente di lato, in questo modo la luce darà tridimensionalità al nostro volto. 

Inoltre ci permetterà di avere la fotocamera esattamente davanti a noi. 

Posizioneremo poi la nostra fotocamera, leggermente sopra la linea dei nostri occhi. 

Se abbiamo un treppiedi come quello consigliato nei nostri precedenti articoli sarà tutto più semplice, ma non è obbligatorio. 

Abbiamo volutamente scelto un obiettivo che ci permette di avere la fotocamera piuttosto vicina, in questo modo potremo posizionare il nostro laptop sotto la fotocamera e riuscire comunque a leggere sullo schermo. L’inquadratura anche in questo caso dovrà essere fatta in modo da lasciare un po di spazio sopra la nostra testa. Disattiviamo la modalità stand by e lo spegnimento automatico dello schermo. Assicuriamoci di avere batteria sufficiente per tutta la durata della videoconferenza oppure facciamo in modo che la fotocamera possa essere ricaricata mentre la usiamo. Non tutte le fotocamere possono essere ricaricate mentre sono in uso, se la nostra fosse tra queste è possibile acquistare delle batterie “finte” che permettono di alimentarla tramite un adattatore o un battery bank. Regoliamo ora la messa a fuoco, consigliamo di usarla in modalità manuale in quanto non sempre l’autofocus rimane stabile durante le riprese, nonostante le fotocamere usino tecniche di face detection e di eye detection per mantenere il focus agganciato al soggetto. Cerchiamo di avere un range di messa a fuoco adeguato in modo da ottenere uno sfondo sfuocato ma poterci comunque muovere un po avanti e indietro rimanendo nitidi. Infine regoliamo l’esposizione, agiremo quindi sui seguenti parametri, ISO, Shutter Speed e Apertura Focale f. Entrare le merito di queste regolazioni richiederebbe un post dedicato, fateci sapere nei commenti se vi può interessare. 

Dobbiamo ora impostare il nostro microfono, per prima cosa lo collegheremo all’ingresso dedicato sulla nostra fotocamera, in questo modo sarà più semplice proseguire nella configurazione e avremo audio e video sempre sincronizzati. 

Se usiamo un microfono a clip cerchiamo di posizionarlo al centro del nostro petto se abbiamo una camicia, in alternativa possiamo posizionarlo sul colletto di un maglione o una felpa. Cerchiamo se possibile di nascondere il cavo. Non è vietato nascondere il microfono sotto al vestito, dobbiamo stare però attenti ai fruscii che si potrebbero creare con i movimenti del corpo, per una videoconferenza non ne vale la pena, ma se volete potete comunque sperimentare. Se non vogliamo usare il microfono a clip in modo da non mostrarlo durante la trasmissione, possiamo optare per un microfono direzionale. In questo caso se la fotocamera e piuttosto vicina a noi, non più distante di 50-60 centimetri, possiamo fissarlo direttamente su di essa. La distanza della fotocamera rispetto a noi dipende dall’obiettivo utilizzato, ricordiamoci che principalmente dobbiamo avere una buona inquadratura, non cerchiamo di avvicinare troppo la fotocamera pur di avere il microfono vicino. Possiamo comunque utilizzare un braccetto attaccato al treppiedi per poterlo avvicinare maggiormente. 

Colleghiamo ora l’uscita hdmi della nostra fotocamera alla scheda di acquisizione Elgato Cam Link. Potrebbe servire un adattatore da micro hdmi a hdmi normale. Possiamo ora collegare la scheda Elgato al nostro laptop.Solitamente questa periferica non richiede installazione di driver specifici, viene riconosciuta in automatico sia da Windows che da Mac. Siamo quasi pronti per la nostra videoconferenza. 

Apriamo il nostro software, nel nostro caso abbiamo scelto Skype, ma le seguenti impostazioni valgono anche per gli altri. 

Andiamo nel pannello di configurazione audio e video. Dall’elenco dei dispositivi video selezioniamo la nostra CamLink, faremo la stessa cosa con i dispositivi audio. Rimaniamo nella sezione audio per poter valutare il livello del volume del microfono. Proviamo a parlare e verifichiamo che l’indicatore si muova attorno ai 3/4 della barra, se fosse più basso possiamo pensare di aumentare il volume dal software oppure di aumentarlo dalla fotocamera. Una volta trovata l’impostazione ideale facciamo un test. Se le regolazioni ci soddisfano siamo ora pronti per la nostra videochiamata semi professionale. 

Un ultimo appunto, abbiamo indicato che è possibile opzionalmente usare un green screen, è corretto ma non tutti i software per la videoconferenza lo supportano nativamente, ad esempio Zoom lo supporta, mentre Skype richiede l’uso di software aggiuntivi.  


E se volessimo fare una trasmissione live invece di una videoconferenza? 

Magari su Youtube oppure Facebook? 


In questo caso dovremo utilizzare un software per live streaming. 

Oltre a servire per fare la trasmissione live, questi software permettono di gestire una vera e propria sala di regia in miniatura, permettono di impostare scene, effetti speciali e avere il totale controllo su tutto che viene trasmesso. 

Ne consigliamo due: OBS e Wirecast 

Il primo è gratuito mentre il secondo è a pagamento. 

Entrambi funzionano sia su Windows che su Mac. 


Se volete che il prossimo articolo parli di come effettuare una diretta live fatecelo sapere nei commenti. 



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